Ho letto da qualche parte questo aneddoto. Non so se sia vero o leggenda. Un uomo avvicinò il banchiere J.P. Morgan, e …
… gli porse una busta dicendo: “Signore, in mano ho una busta con la formula per avere successo e la venderò con piacere a voi per $25.000 (siamo nella seconda metà del 1800!!!)”. “Signore” – rispose J.P. Morgan – “io non so cosa ci sia nella busta, tuttavia se me la mostrerete e mi piacerà, avete la mia parola di gentiluomo che vi pagherò quanto chiedete”. L’uomo accettò i termini. J.P. Morgan aprì la busta, lesse il contenuto e pagò la somma richiesta.
Cosa c’era scritto in quella busta?
Regola n° 1: scrivi una lista delle cose da fare.
Regola n° 2: FALLE.
Facile, ma come rispettare le 2 regole?
- Declinare operativamente i compiti che l’Agente e l’Agenzia devono “mettere in pista” e che devono fungere da guida per le strategie future all’interno di un contesto altamente competitivo.
- Avviare dei processi operativi interni. Per dirla in termini più generali, come un’Agenzia forte dal punto di vista reddituale deve risolvere le questioni di fondo relative alla sua organizzazione rispondendo a tre domande fondamentali (chi siamo? cosa facciamo? perché lo facciamo?). Le risposte generano gli obiettivi finanziari, gli obiettivi commerciali e gli obiettivi organizzativi.
- Trovare il tempo per svolgere attività redditive affrontando 4 aspetti chiave:
- REGOLE;
- METODI;
- OBIETTIVI;
- MOTIVAZIONE.
Solo ora …
è possibile definire come pianificare il tutto e renderlo operativo ma soprattutto redditivo. Considera che pianificare non è avere una bacchetta magica che permetta il matematico raggiungimento degli obiettivi, non è l’applicazione di metodi scientifici (lavoriamo con le persone, non con oggetti) e più di ogni altra cosa non è prevedere il futuro.
Pianificare è:
un ragionamento e significa impegnare le risorse per l’azione, è uno strumento per il raggiungimento di scopi precisi, è un’applicazione di pensiero, analisi e valutazione, è una responsabilità/necessità dell’Agente, è l’organizzazione sistematica dei compiti propri, degli altri e dell’organizzazione ed è il confronto dei risultati con le aspettative.
Per rispettare quanto sopra, è necessario:
porre l’enfasi sulle attività e non sui risultati a cui tendere. L’obiettivo principale della pianificazione è la razionalizzazione delle attività dell’organizzazione.
Ad una superficiale lettura tale affermazione potrebbe essere interpretata come un paradosso concettuale, ma sono fermamente convinto che un’Agenzia può gestire solo ciò che produce: LE SUE ATTIVITÀ. Il punto di partenza di una corretta pianificazione è comprendere le competenze delle persone attualmente assegnate alle attività, l’entità dei risultati che ottengono e, quindi, come le attività sono svolte.
Quindi ti suggerisco di rispettare le seguenti condizioni:
- definisci attività semplici e concrete;
- discuti i presupposti operativi (le attività) dei piani e non le previsioni dei risultati;
- usa schemi analitici a supporto (esempio: reportistica delle attività);
- esamina l’allocazione delle competenze necessarie alle attività dei singoli;
- identifica le priorità;
- monitora, periodicamente, le performance individuali e complessive;
- promuovi le capacità operative.
Attenzione!
Svolgere l’attività giusta, in maniera corretta e in linea con il risultato atteso, permette di produrre un piano d’azione e non, come spesso accade, una semplice formulazione di una dichiarazione di intenti.
Adeguarsi a questi presupposti significa, finalmente, avere il presidio gestionale ed economico.
Pensare e fare …
consente di assumere la guida della direzione dell’Agenzia attraverso:
- le priorità su cui puntare per affrontare, settimana dopo settimana, il percorso che porta al raggiungimento degli obiettivi di business;
- i meccanismi di verifica degli scostamenti dagli obiettivi di business;
- i sistemi di intervento correttivo maggiormente idonei al raggiungimento degli obiettivi di business.
Rispettare le 2 regole
L’Agente, per potersi definire un pianificatore di business, deve migliorare i processi delle attività principali e prioritarie. Deve creare i primi strumenti di controllo, deve “gestire e controllare” continuamente i processi attraverso specifici indicatori che consentano di identificare in modo sistematico le opportunità di miglioramento. Infine deve ottimizzare il disegno di nuovi processi o il ridisegno “radicale” di un processo qualora non in linea con gli obiettivi del piano.