Sono circa 30 anni che distribuisco corsi di formazione e ogni volta mi trovo a dover affrontare sempre la solita, legittima e sacrosanta osservazione/domanda: “ma dove trovo il tempo?“

Mi si dice: “Lei parla di strategia agenziale, di ottimizzazione dei processi operativi interni, di marketing commerciale, di pianificazione …. ma dove trovo il tempo di fare tutto quello che mi sta dicendo vista la situazione del mio lavoro, degli obblighi normativi, delle richieste sempre più pressanti delle Compagnie, etc etc etc?”

La mia risposta è sempre la stessa da 30 anni: 

“non so darle una soluzione precisa, ma so che l’unica cosa che serve è avere una buona strategia agenziale, un’attenta ottimizzazione dei processi operativi interni, un buon marketing commerciale, un’accurata pianificazione…“

… probabilmente ad una prima interpretazione della mia risposta potresti accusarmi di non voler o saper rispondere, o che ci troviamo di fronte alla tipica situazione del cane che si morde la coda.

Non è così!

Se applichi a tutto questo un sistema aziendale di regole comportamentali, un metodo rigoroso e se hai un elenco di chiari obiettivi supportati da un forte livello di motivazione, allora “SI PUO’ FARE”.

Discutere di “come trovare il tempo” senza questi presupposti equivale a discutere del sesso degli angeli

Quindi inizia con l’affrontare questi 4 aspetti chiave:

1. REGOLE significa:

• formula una serie di comportamenti che siano in grado di promuovere una modifica voluta e progettata dell’assetto organizzativo;
• governa e gestisci l’Agenzia, in particolare semplifica e coordina le decisioni strategiche d’Impresa;
• determina cosa va fatto in certe situazioni e come devi risolvere in modo standard certi problemi.

2. METODI significa:

• costruisci un sistema che migliori l’organizzazione del lavoro individuale armonizzandolo al sistema agenziale;
• ottieni il massimo dei risultati commerciali, organizzativi e di processo con le risorse economiche ed umane che hai a disposizione;
• sostieni/migliora i livelli di performance professionali tuoi e di chi collabora con te.

3. OBIETTIVI significa:

• immagina obiettivi aziendali strategici (che devono orientare la tua azione e quella dell’intera Agenzia nel lungo periodo) che ti serviranno a formulare quelli commerciali di breve e medio periodo;
• formula un piano di crescita economica adeguato e come requisito essenziale per la sopravvivenza e lo sviluppo dell’Agenzia;
• costruisci, all’interno dell’Agenzia, un effettivo, reale e concreto orientamento al cliente con un sistema di differenziazione dalla concorrenza dato da una forte componente di servizio che valorizzi i tuoi punti di forza.

4. MOTIVAZIONE significa:

• assegna compiti ai collaboratori in base alle loro potenzialità professionali offrendo sostegno e formazione;
• fai partecipare alle decisioni e alle strategie aziendali condividendo le linee guida e la visione del business d’Agenzia;
• definisci il lavoro dei singoli per obiettivi strutturati e attraverso la valutazione periodica dei risultati ottenuti.

Non esiste un solo modo per gestire bene il proprio tempo

Ognuno di noi ha, o dovrà avere, il suo sistema di regole aziendali,  il suo metodo, i suoi obiettivi e i suoi collaboratori da motivare. Ma tutti abbiamo provato o proviamo una sensazione …

… spiacevole:

sentirsi in colpa per non avere fatto ciò che avremmo dovuto/voluto fare e/o avvertire di aver perso il controllo della situazione. Nella cultura” mediterranea”, questa sensazione è molto presente nei Manager e negli Imprenditori. Non siamo molto predisposti al concetto di corretta allocazione del proprio tempo. Questa risorsa, infatti, viene considerata un qualcosa di ineluttabile e incontrollabile. Certo non sarai mai come un giapponese, ma copiare qualche loro sistema aggiungendoci la tua creatività, inventiva e arte di arrangiarti, potrebbe farti raggiungere risultati straordinari.

Cause “spiacevole sensazione”

1. incapacità di fissare priorità;
2. inadeguatezza nell’ordinare le proprie priorità;
3. mancanza dell’autodisciplina necessaria per eseguire tali priorità, attenendosi ad esse.

Affrontare le cause

Il tempo non si crea

Iniziare ad organizzare al meglio la tua giornata di lavoro significa convincerti che, al contrario di come affermano molti, il tempo non si può creare, quello trascorre e basta, tu puoi “solo” (ed è già molto) gestire le attività che compi, rendendole più efficienti ed efficaci. 

Convinciti che la fatica non viene causata dalle cose fatte ma dal pensiero di tutto quello che non hai fatto.